Implementar una cultura de Reuniones Eficaces

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Implementar una cultura de Reuniones Eficaces

¿Cuáles son las claves que nos ayudarán a sobrevivir a las mismas, e incluso, conseguir algún resultado de ellas?

La única forma de atajar este problema pasa por un cambio cultural, por decir “basta” como organización. Demasiadas veces se ha intentado enfrentar el problema con iniciativas aisladas, personales en muchos casos, que sólo han tenido un éxito parcial… y es que, no olvidemos, que: “Estar reunido NO es lo mismo (necesariamente) que estar trabajando.”
Para conseguir ese cambio cultural existen varias fases en las que focalizarnos:
Asumiendo que la reunión ha sido planificada correctamente, existen algunos puntos importantes en los que debemos enfocarnos en nuestro afán de cambiar la cultura de la organización (tarea harto difícil pero no imposible):
*PREPARACIÓN: Asumiendo que se ha planificado correctamente la reunión, todos los asistentes a la misma tienen claro:
– Que puntos concretos se van a tratar
– Que papel se espera de ellos en cada punto
– Cuanto tiempo tiene asignado cada punto
– Que información previa / documentación deben haber leído (y asegurarse que lo han hecho!)
– Que tipo de reunión es: Informativa / Discusión / Pedir permiso.
*PUNTUALIDAD: Una de las cosas que invariablemente provoca retraso en las reuniones son las “pequeñas faltas de puntualidad”. No hablo de esa persona que llega 15-20 min tarde, sino del continuo goteo de asistentes cada 2 minutos… que produce que desde el primero al último pueda haber transcurrido hasta 15 minutos perdidos. Para ello, nada mejor que establecer alguna regla que incentive la puntualidad.
*COMIENZO: Se debe comenzar leyendo el orden del día, lo que pone a todo el mundo en “la misma página”, y preguntar si alguien quiere introducir algún cambio.
*ESPACIO:  El espacio donde se realice la reunión debe ser adecuado para ello, es decir, las condiciones de la sala deben cumplir los mínimos requisitos para esto. Aquí te damos en siguiente consejo: ¿Ya pensaste en ELIMINAR LAS SILLAS DE LA SALA?  Aunque a primera vista pueda parecer una pequeña barbaridad, la realidad es que obliga a concretar, y no perder el tiempo… ¡piénsalo!
*MODERACIÓN: Para que esa agenda pase de la “expresión de deseo” a la “realidad”, el papel del moderador cobra una importancia crucial. Debe existir una persona en la reunión que se encargue de hacer que la gente no salga de la “hoja de ruta” y discuta los temas que están en la agenda, controle los tiempos y cuando sea necesario sea capaz de decir: “No estamos avanzando por esta vía: dejemos éste tema para otra ocasión”
*DURACIÓN: La realidad es que en general no debería superar la hora, ya que si no la atención disminuye de forma drástica.
*TOMAR  NOTAS: Es especialmente importante que, además de que cada participante tome sus notas de una forma correcta, que exista una persona encargada de redactar un acta “2.0” (muy sencilla y operativa).Además, es recomendable tomar fotografías de esquemas, figuras…etc. dibujadas en cada pizarra y enviarlas a posterior como material de soporte.
*FINALIZAR: El objetivo último de la reuniones es TRANSFORMAR DECISIONES EN ACCIÓN. Para ello, a lo largo de toda la reunión, pero especialmente al finalizar debe quedar perfectamente claro:
– QUÉ acciones concretas se deben abordar (y no “buenas intenciones”, sino acciones únicas y atómicas, con el mismo concepto de “Próxima acción”)
– QUIÉN es el responsable de ejecutar cada acción
– CUÁL es el plazo para cada una de dichas tareas
– Si aplica, fecha de la próxima reunión

¿QUÉ OPINAS? ¿QUÉ OTRAS TÁCTICAS O TRUCOS CONOCES?

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